Model-DSP voor de woningbouwsector

Model DSP, het instrument voor integraal informatiemanagement

Informatie is de kern van uw organisatie en vormt een randvoorwaarde voor goede dienstverlening. Maar weet u welke informatie in uw organisatie gecreëerd wordt? In welke applicaties? En hoe deze informatie wordt opgeslagen en beheerd? Sdu Information Solutions biedt de oplossing voor een duurzaam beheer van uw informatiehuishouding met Model-DSP.

Het Model-DSP

Betere dienstverlening tegen lagere kosten

Woningcorporaties voeren onderling vaak dezelfde taken en processen uit. De ontwikkeling van één algemeen toepasbaar model voor alle deelnemende woningcorporaties levert uniformiteit en een grote kostenbesparing op. Hierdoor kunt u snel en efficiënt uw DMS en/of Zaaksysteem inrichten met procesinforma-tie en metadata. En voldoet u aan eisen van een goed onderhouden en ordelijk digitaal archief.

Wat is een Documentair Structuur Plan?

Een Documentair Structuur Plan (of DSP) is een plattegrond voor de proces-gebonden informatie van een organisatie. Een DSP brengt in kaart welke werk-processen een organisatie uitvoert en welke informatie hierbij wordt aangemaakt. Daaruit afgeleid ziet u welke informatie moet worden bewaard, met welke midde-len, voor hoe lang en wie de verantwoordelijkheid voor het beheer draagt. In Ne-derland is het DSP sinds 2002 een wettelijk begrip binnen archief- en informatie-beheer bij overheidsorganisaties. In toenemende mate past het bedrijfsleven dit concept ook toe.

Voor woningcorporaties is een specifiek DSP ontwikkeld dat aansluit bij de werk-processen die in de branche van toepassing zijn. De toepasbaarheid van een DSP binnen het informatiemanagement van woningcorporaties kan leiden tot veel efficiencywinst in bijvoorbeeld het toekennen van beheergegevens (metadata), het beheren van klantcontacten, het identificeren van bedrijfsgevoelige informatie of het tijdig opschonen van omvangrijke bestanden die een zware wissel trekken op systeemperformance.

In het model-DSP worden de beheervoorschriften afgeleid van wettelijke vereis-ten en best practices binnen de corporatiesector, gekoppeld aan de objecten die alle woningcorporaties in de architectuur hebben vastgesteld. Het digitale archief sluit daardoor met het model-DSP aan op de standaardisatie die ook in uw

andere informatiesystemen wordt doorgevoerd. Op deze manier hoeft u niet zelf te bedenken hoelang u de archiefdocumenten minimaal moet bewaren, dat doenwe gezamenlijk op basis van de sectorbrede standaarden en vastgestelde werk-processen.

De voordelen van werken met het Model-DSP:

  • u krijgt inzicht in uw eigen informatiehuishouding;
  • u voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat;
  • u heeft een uitgangspunt voor workflowmanagement;
  • u kunt werkprocessen eenvoudig zelf aanpassen aan uw lokale situatie;
  • u kunt zaakgericht gaan werken en procesgericht documenten beheren;
  • u bespaart kosten op het onderhoud van uw informatie huishouding;
  • het Model-DSP geeft u een basis voor het inrichten van uw DMS of Zaaksysteem.

De i-Navigator

Beheer van uw informatiehuishouding

Met de i-Navigator kunt u alle informatie die binnen de organisatie beschikbaar is systematisch beheren. In combinatie met het model-DSP beschikt u direct over een set werkprocessen en hoeft u zich alleen bezig te houden met het aanpassen van de werkprocessen aan de lokale situatie.

Informatie in kaart brengen en systematisch beheren

Deze inventarisatie van informatiebronnen maakt het mogelijk om:

  • met uw collega-corporaties sectorbrede standaarden vast te stellen;
  • vitale informatie te onderscheiden en beter te bewaken;
  • een beheersplan voor informatiebronnen op te stellen;
  • een risico-inventarisatie te maken voor gegevensbestanden, zodat u kunt voorkomen dat belangrijke digitale gegevens verloren gaan of niet meer kunnen worden geraadpleegd.

De i-Navigator stelt u dus in staat om de duurzaamheid van informatiebestanden te bewaken. Het voorkomt hierdoor toekomstig verlies aan digitaal geheugen en maakt een adequaat informatie- en archiefbeheer mogelijk.

Functionaliteiten

De i-Navigator heeft de volgende functionaliteiten, die het beheer van informatie in de organisatie sterk verbeteren:

  • Techniek: Client-Server architectuur.
  • Multi-userfunctie.
  • Meerdere boomstructuren.
  • Zoekfunctionaliteit.
  • Audit trail.
  • Export en rapportage.
  • Koppelingen met DMS/RMA,o.a. Corsa, Decos, Circle, Logica, EMAXX.
  • Sharepoint integratie mogelijk.

Ruim 350 gemeenten, woningcorporaties, nutsbedrijven en onderwijs instellingen maken al gebruik van i-Navigator en Model-DSP